Clínica IAN es una clínica odontológica argentina que recibía un alto volumen diario de consultas por WhatsApp sobre el estado de trabajos de laboratorio y autorizaciones de obra social. Cada consulta requería intervención manual del equipo administrativo, generando demoras de 2 a 4 horas y saturando el canal de comunicación. Implementamos un sistema completo con WhatsApp Bot (Wasapi), Make y Google Sheets: 13 flujos independientes que responden consultas en tiempo real, sin intervención humana, con disponibilidad 24/7 y tiempo de respuesta menor a 2 segundos. Este es el caso completo.

Automatización · IA · Salud

100% automatizado:
Bot WhatsApp + Make + Google Sheets
para clínica odontológica

13 flujos, respuestas en menos de 2 segundos, disponibilidad 24/7 · Clínica IAN · Argentina

Cliente

Clínica IAN

Rubro

Salud · Odontología

País

Argentina

Objetivo

Eliminar la intervención manual en consultas de estado de laboratorio y autorizaciones de obra social, liberando al equipo administrativo para tareas de mayor valor.

El punto de partida: cientos de consultas manuales y 4 horas de espera

Clínica IAN gestionaba manualmente cientos de consultas por WhatsApp sobre el estado de trabajos de laboratorio y autorizaciones de obra social. El proceso era lento, consumía horas del equipo administrativo y generaba frustración en los pacientes que esperaban respuesta.

Los cuatro problemas operativos:

Tiempos de respuesta de 2 a 4 horas por consulta, dependiendo de la disponibilidad del equipo administrativo.
Equipo saturado respondiendo las mismas consultas repetidas todo el día, sin tiempo para tareas de mayor valor.
Cero disponibilidad fuera del horario laboral — los pacientes no podían consultar a la noche o los fines de semana.
Información dispersa en múltiples planillas sin un sistema de consulta centralizado y accesible.

Demo técnica en vivo

Cómo funciona: desde el DNI del paciente hasta la respuesta en tiempo real

Recorrido completo por la arquitectura: desde la consulta del paciente en WhatsApp hasta la respuesta automatizada con datos reales en tiempo real.

Stack tecnológico

Las tres herramientas que hacen funcionar el sistema

💬

Wasapi (WhatsApp Bot)

Plataforma de bot con flujos de automatización. Gestiona conversaciones, variables persistentes, routing condicional y respuestas dinámicas según el input del paciente.

⚙️

Make (2 escenarios)

Orquestador de lógica de negocio. Escenario 1 para laboratorio (7 flujos), Escenario 2 para autorizaciones (6 flujos). Recibe webhooks, ejecuta filtros, consulta las planillas y devuelve respuestas estructuradas.

📊

Google Sheets (2 archivos)

Dos bases de datos operativas: Sheet Laboratorio (7 hojas por tipo de trabajo) y Sheet Autorizaciones (6 hojas). Actualización en tiempo real por el equipo clínico.

Arquitectura técnica

El flujo completo: de la consulta del paciente a la respuesta automática

Recepción en WhatsApp

El paciente ingresa su DNI en el bot. Wasapi valida el formato, guarda el valor en una variable persistente y pregunta por el tipo de consulta: Laboratorio o Autorización.

Routing por tipo de consulta

Laboratorio → Webhook al Escenario 1 de Make (7 flujos). Autorización → Webhook al Escenario 2 de Make (6 flujos). Cada escenario opera de forma completamente independiente.

Búsqueda en Google Sheets

Make ejecuta búsquedas en paralelo en todas las hojas del Sheet correspondiente. Si hay coincidencia de DNI, extrae: nombre, apellido, sucursal, cobertura médica y los 4 estados del trabajo.

Respuesta al paciente en menos de 2 segundos

Make envía el payload estructurado de vuelta al bot vía webhook. Wasapi renderiza la respuesta en formato legible y ofrece opciones: volver a consultar o regresar al menú principal.

Impacto operativo

Resultados: 100% automatizado, 13 flujos, respuesta en menos de 2 segundos

100%

Consultas automatizadas

Cero intervención humana en consultas de estado de laboratorio y autorizaciones

Flujos totales

7 de laboratorio + 6 de autorizaciones con lógica independiente

<2s

Tiempo de respuesta

Latencia promedio desde la consulta del paciente hasta la respuesta del bot

24/7

Disponibilidad

Pacientes consultan en cualquier horario sin esperar al equipo administrativo

Lo que demuestra este caso

Clínica IAN no necesitaba más personal administrativo — necesitaba un sistema que respondiera automáticamente con información actualizada en tiempo real.

El resultado: el equipo dejó de responder consultas repetitivas y empezó a enfocarse en lo que realmente importa. Los pacientes obtienen su información en segundos, a cualquier hora del día. Sin esperas, sin errores humanos, sin saturar el canal.

Este modelo es replicable en cualquier negocio que gestione consultas de estado repetitivas — laboratorios, clínicas, empresas de logística, servicios técnicos.

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